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ペーパーレス化―ITを活用した経費削減と業務効率化の実現

■新潟データベース 提供実績

新潟データベースでは、企業様へのご提案として、ITを活用した経費削減と業務効率化をご提案しております。
コストダウンは当たり前。
その上で、業務効率化をITインフラを活用して実現します。

 

ペーパーレスという言葉。

よく聞く言葉です。ISO14001に代表されるように、オフィス環境でも、環境に配慮した実務が求められています。
新潟データベースでは、このペーパーレスシステムのご提案をしております。

ペーパーレスシステムイメージ具体的には、右記画面をご覧ください。(クリックすると拡大します)

ペーパーレスシステムを実現するポイントは、
1. 業務に支障が出ないように
2. 経費を削減して
3. 業務を今までよりも効率化する

というところだと考えます。

ご存知の通り、オフィスでは、コピーを沢山利用します。
同業他企業様ではよくある、ペーパーレス化を実現するために「コピーを出来るだけしないように」ということは、当社ではそういうご提案はしておりません。どうぞ、今の業務はそのままに!現在の業務を無理してする必要はありません。

それでも本ペーパーレスシステムを導入すると、どんな企業様でも経費を削減することが可能なのです。

 

■導入実績データ

導入効果右記画面をご覧ください。(クリックで拡大します)

当社がご提案した企業様での、実データです。

この通り、コピーのカウンター料金も、そしてもちろんコピー用紙枚数も削減出来ました。

こちらの企業様は、コピーを大量に取る企業様で(建設業です)、かつ、FAXでのやりとりも多いことから、中小企業様でもカウンター料金が高い部類に入ります。

このようにコピーのカウンター料金が高い企業であればあるほど、導入経費の元を取ることができます。

こちらの企業様では、導入経費をわずか4ヶ月程度で回収出来ました。とても喜んでいただきました。

 

■実現可能な実務上のメリット

  1. FAXを自動仕分け可能
    ペーパーレス化すると、FAXは自動的に印刷はされません。全てデータ化され、各自のパソコンから閲覧することが出来ます。
  2. FAXの文字を検索可能
    データ化されたFAXは、自動的に文字をOCRスキャンします。従って、過去の蓄積されたFAXから、キーワードで検索し、該当のFAXをすぐに探し出すということが可能になります。
    例えば、「新潟」というキーワードで検索すると、過去のFAXを全て検索し「新潟」という文字が入っているFAXのリストを出すことが可能になるのです。
    また、不動産業者様であれば、同様にキーワード「寺尾」で検索すると、「寺尾」という文字(新潟市西区寺尾のことです)が入っている物件FAXのリストを出すことも可能になります。業務の効率化にとても役に立ちます。
  3. セキュリティも万全。データ化しても外部持ち出し不可に
    データ化すると、情報の外部流出の危険性に不安をもたれる企業様も多いことかと思います。
    しかし、本システムでは、例え外部にデータが流出しても、社内でしかデータを見れないような細工を施しており、開くことが出来ないようになっております。
  4. 図面も対応可能
    データ化された書類を印刷しても、イメージどおりの寸法の図面として印刷することが可能です。
  5. BCP(事業継続計画)にも対応
    東日本大震災にて、被災され事業を中断せざるを得ない企業様も多数いらっしゃいました。過去から蓄積された紙のデータはデータ化し、二重にバックアップを取ることが好ましいと考えます。紙からデータへ・・・という流れは、BCPの取り組みと合致しており、仮に被災したとしても、そこからの復旧は迅速に行うことが可能です。
  6. iPad、スマートフォン対応
    パソコンだけでなく、iPadやAndroidスマートフォンにも対応しております。

具体的なご提案をいたします。下記まで、お問い合わせ下さい。お待ちしております。

 

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